Die Umwandlung einer GmbH in eine AG: Eine Hilfestellung für Paralegals

Als Paralegal und/oder Corporate Secretary ist man oft der Dreh- und Angelpunkt, wenn es um komplexe Unternehmensvorgänge geht. Die Umwandlung einer GmbH in eine AG ist ein solcher Vorgang, welcher sich oftmals als anspruchsvoll erweist. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die rechtlichen Grundlagen, den Ablauf und einige Praxistipps.

Die Umwandlung von GmbHs in AGs ist in der Praxis keine alltägliche Tätigkeit, gehört jedoch zum üblichen Aufgabenbereich von Paralegals. Sie wird oft angestrebt, um das Ansehen des Unternehmens zu steigern, den Zugang zu Kapitalmärkten zu erleichtern oder um neuen Investoren eine vertrautere Rechtsform zu bieten. Als Paralegal und Corporate Secretary spielt man dabei eine zentrale Rolle: Man ist für die Koordination des gesamten Prozesses, die Zusammenstellung der Dokumente und die Einhaltung der formellen Fristen verantwortlich.

Rechtliche Grundlagen

Die rechtliche Grundlage für die Umwandlung ist das Fusionsgesetz (FusG), welches den Übergang von einer Gesellschaftsform in eine andere ohne vorherige Liquidation ermöglicht. Die wichtigsten Bestimmungen für die Umwandlung von einer GmbH in eine AG finden sich in den Art. 53 bis 67 FusG.

Ein zentrales Element des Prozesses ist die Erstellung des Umwandlungsplans und des Umwandlungsberichts (kleine und mittlere Unternehmen können auf die Erstellung eines Umwandlungsberichts verzichten, sofern alle Gesellschafterinnen und Gesellschafter zustimmen). Beide Dokumente sind notwendige rechtliche Voraussetzungen für den Umwandlungsbeschluss der Gesellschafterversammlung (Art. 64 f. FusG). Der Umwandlungsplan regelt die Details der neuen AG, während der Umwandlungsbericht die rechtlichen und wirtschaftlichen Gründe der Umwandlung erläutert. Ebenfalls erforderlich ist gemäss Art. 58 Abs. 2 FusG ein Zwischenabschluss, wenn der Umwandlungsbilanzstichtag mehr als sechs Monate zurückliegt. Anschliessend muss die Umwandlung von einem Notar öffentlich beurkundet (Art. 65 FusG) und schliesslich gemäss Art. 66 FusG ins Handelsregister eingetragen werden.

Darüber hinaus sind die Bestimmungen des Obligationenrechts (OR) massgeblich, denn sie legen die rechtlichen Anforderungen an die jeweilige Gesellschaftsform fest. Man muss die Vorschriften für die GmbH (Art. 772 ff. OR) und die Anforderungen für die AG (Art. 620 ff. OR) beachten.

Die wichtigen Schritte der Umwandlung

Der Umwandlungsprozess ist formalisiert und erfordert eine sorgfältige Planung. Hier sind die wichtigsten Schritte, die koordiniert werden müssen:

• Erstellung des Umwandlungsplans und ggf. des Umwandlungsberichts: Das oberste Leitungs- oder Verwaltungsorgan der GmbH muss einen Umwandlungsplan erstellen. Dieser Plan muss die Firma, den Sitz und das Kapital der neuen AG sowie die Zuteilung der Aktien an die Gesellschafter nach der Umwandlung festlegen.

• Erstellung des Zwischenabschlusses: Falls der Stichtag der letzten Jahresbilanz länger als sechs Monate zurückliegt, muss ein Zwischenabschluss erstellt werden, der von einem zugelassenen Revisor geprüft wird, sofern die Gesellschafter nicht darauf verzichten (Art 62 Abs.2 FusG).

• Prüfung durch einen zugelassenen Revisor: Ein externer Revisor muss den Umwandlungsplan prüfen und bestätigen, dass die Gesellschaftsanteile in Aktien der neuen AG umgetauscht werden können. Dieser Schritt ist obligatorisch.

• Entscheid der Gesellschafterversammlung: Die Umwandlung muss von den Gesellschaftern mit der qualifizierten Mehrheit beschlossen werden, die für eine Statutenänderung erforderlich ist.

• Öffentliche Beurkundung: Der Umwandlungsbeschluss muss von einem Notar öffentlich beurkundet werden. Hierbei werden die neuen Statuten der AG gleich mit beurkundet.

• Anmeldung beim Handelsregister: Die Umwandlung wird erst mit der Eintragung im Handelsregister rechtsgültig. Man reicht alle notwendigen Dokumente (beurkundeter Beschluss, Statuten, Revisorenbericht, etc.) beim zuständigen Handelsregisteramt ein.

Notwendige Dokumente

Für die Anmeldung beim Handelsregister sind unter anderem folgende Dokumente unerlässlich:

• Öffentlich beurkundeter Umwandlungsbeschluss

• Umwandlungsplan

• Zwischenabschluss

• Revisionsbestätigung

• Neue Statuten (der AG)

• Wahlprotokoll des ersten Verwaltungsrates

Ein kritischer Punkt, der oft übersehen wird, ist die Kapitalaufstockung. Das Mindeststammkapital einer GmbH beträgt CHF 20'000, das Aktienkapital einer AG hingegen CHF 100'000. Falls das Stammkapital der GmbH unter diesem Betrag liegt, muss es im Zuge der Umwandlung zwingend auf CHF 100'000 aufgestockt werden. Dies kann durch die Zufuhr neuer Mittel oder die Umwandlung von frei verwendbarem Eigenkapital erfolgen.

Tipps für einen reibungslosen Ablauf

• Frühzeitige Einbindung des Notars: Man sollte frühzeitig mit einem Notar sprechen. Er kann nicht nur bei der Beurkundung unterstützen, sondern auch vorab sicherstellen, dass alle Dokumente den formalen Anforderungen entsprechen.

• Klare Kommunikation: Man informiert die Gesellschafter transparent über den Ablauf und die erforderlichen Schritte.

• Vorbereitung ist alles: Man erstellt im Vorfeld eine Checkliste mit allen notwendigen Dokumenten und Fristen.

• Steuerliche Aspekte: Man sollte die Beteiligten darauf hinweisen, dass die Umwandlung steuerliche Konsequenzen haben kann und die frühzeitige Konsultation eines Steuerberaters ratsam ist.

Häufige Stolpersteine

• Unvollständige Dokumentation: Das Handelsregisteramt ist streng, was die formalen Anforderungen betrifft. Ein fehlendes oder fehlerhaftes Dokument führt zu Verzögerungen.

• Fehlender oder fehlerhafter Zwischenabschluss: Wenn der Umwandlungsbilanzstichtag mehr als sechs Monate zurückliegt, ist ein Zwischenabschluss gesetzlich vorgeschrieben und muss von einem Revisor geprüft werden. Wird dieser vergessen oder nicht korrekt erstellt, verzögert der gesamte Prozess.

• Probleme mit der Revision: Ein nicht korrekt erstellter oder unvollständiger Revisionsbericht kann den gesamten Prozess aufhalten.

Fazit

Die Umwandlung einer GmbH in eine AG ist ein komplexer, aber beherrschbarer Prozess, wenn er strukturiert angegangen wird. Mit einem tiefen Verständnis für die rechtlichen Grundlagen und einem Auge fürs Detail kann man als Paralegal und/oder Corporate Secretary diesen Vorgang erfolgreich begleiten und den reibungslosen Übergang für das Unternehmen sicherstellen.