Digitale HR-Anmeldungen: Was in der Praxis (nicht) funktioniert
Elektronische Handelsregisteranmeldungen gehören längst zum Alltag von Paralegals in der Schweiz – und doch ist jede Einreichung aufs Neue eine kleine Herausforderung. Unterschiedliche kantonale Plattformen, strenge Formatvorgaben und technische Hürden wie das PDF/A-Format oder die qualifizierte elektronische Signatur (QES) sorgen regelmässig für Verzögerungen, Rückweisungen und graue Haare.
In diesem Artikel teile ich Erfahrungen aus der Praxis, verweise auf rechtliche Grundlagen und stelle Tools und Tipps vor, die den digitalen Einreichungsprozess erleichtern. Ziel ist es, Klarheit zu schaffen und den Erfahrungsaustausch unter Paralegals zu fördern.
Rechtliche Grundlage
Die rechtliche Basis für elektronische Anmeldungen bilden Art. 12b und 12c der Handelsregisterverordnung (HRegV). Dort ist geregelt, dass Anmeldungen elektronisch übermittelt werden können, sofern sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind. Die elektronische Einreichung soll dabei dem Grundsatz der Gleichwertigkeit mit der physischen Form genügen.
Auch das Eidgenössische Justiz- und Polizeidepartement (EJPD) hat in der Verordnung über die Anforderungen an die elektronische Übermittlung präzisiert, dass für elektronische Anmeldungen PDF/A-1 oder PDF/A-2 verwendet werden sollen. Andere Formate sind explizit nicht vorgesehen.
Kantonale Unterschiede bei der Einreichung
Die Einreichungspraxis unterscheidet sich je nach Kanton erheblich. Ein Vergleich der nachfolgenden Beispiele zeigt, worauf Paralegals besonders achten müssen:
Aargau: EasyGov als Pflichtweg mit Formularzwang
Im Kanton Aargau führt für elektronische HR-Anmeldungen kein Weg an EasyGov.swiss vorbei. EasyGov wurde vom SECO als zentrales Portal für digitale Behördengänge konzipiert. Die Idee ist sinnvoll – aber in der Praxis bringt die Formularlogik Einschränkungen: Das generierte Dokument muss unterschrieben und exakt so wieder hochgeladen werden, ansonsten erfolgt eine Rückweisung.
Zudem ist EasyGov nicht auf alle Szenarien vorbereitet, z. B. bei komplexen Mutationen oder bei ausländischen Verwaltungsräten. Wichtig: Nur eine bestimmte Version von signierten PDF/A-Dateien wird akzeptiert.
Zug: Upload per Privasphere
Zug hingegen verzichtet auf EasyGov und setzt auf eine pragmatische Lösung: Privasphere Secure Messaging. Hier können Anmeldedokumente direkt hochgeladen oder via gesicherte E-Mail eingereicht werden. Das Verfahren ist unkompliziert, wenn man einmal eingerichtet ist. Leider ist nicht immer transparent, welche Zusatzdokumente in welchem Format erwartet werden, was zu Rückfragen führen kann.
Zürich: Eigene Plattform
In Zürich läuft die Einreichung über eine eigene Plattform des Handelsregisteramts. Die Registrierung ist einfach, die Abläufe gut dokumentiert. Allerdings kann es auch hier zu Fehlermeldungen kommen, wenn nicht eine bestimmte PDF/A-Version verwendet wird. Fun Fact: Gibt es eine Reklamation vom Handelsregisteramt Zürich, dann erhält man diese auf dem Postweg.
Fazit: Kein einheitlicher Standard
Obwohl alle Kantone dem selben Bundesrecht unterliegen, zeigt sich in der Praxis eine grosse Inhomogenität. Das betrifft nicht nur die Plattformwahl, sondern auch die Interpretation von Formalitäten – etwa ob ein Organbeschluss zwingend beigelegt werden muss oder ob eine Anwaltsvollmacht genügt. Für Paralegals heisst das: kantonale Besonderheiten kennen und frühzeitig Rücksprache mit dem Amt halten.
PDF/A – Standard mit Tücken
PDF/A-1 und PDF/A-2 sind von den Behörden zugelassene Formate zur elektronischen Archivierung. Ziel ist ein unveränderbares, maschinenlesbares Dokument – in der Realität verursacht genau das jedoch Probleme:
Häufige Fehlerquellen
Eingebettete Farbprofile oder Logos
Fehlende Einbettung aller verwendeten Schriften
Nachträglich bearbeitete oder zusammengefügte PDFs
Falsche Exportmethode („Speichern unter“ statt „Drucken als PDF“)
Tools zur Erstellung & Prüfung
Adobe Acrobat Pro: Export in PDF/A-1b oder A-2u, Preflight-Validierung
PDF XChange Editor: Zuverlässiger Export mit PDF/A-Unterstützung
veraPDF: Open Source Validierung nach ISO-Norm
Das EHRA empfiehlt die vorherige Prüfung jeder Datei mit einem validierten Tool. Ein Schritt, der sich in der Praxis bewährt hat.
QES & qualifizierter Zeitste– Pflicht, Stolperstein und Toolfrage
Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist gemäss dem Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) notwendig, um die Gleichwertigkeit mit einer handschriftlichen Unterschrift sicherzustellen. Für Handelsregisteranmeldungen ist zudem ein qualifizierter Zeitstempel erforderlich, um die rechtliche Verbindlichkeit zeitlich eindeutig zu dokumentieren. D.h., sobald eine Anmeldung nicht mit physischer Unterschrift eingereicht wird, sondern rein digital übermittelt wird, muss die Signatur qualifiziert sein. Eine einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur genügt nicht. Das Handelsregisteramt prüft in der Regel das Zertifikat sowie die technische Gültigkeit.
Welche Tools stehen zur Verfügung?
Swisscom All-In Signing Service (z. B. über Skribble oder EasyGov)
Skribble: QES mit Swisscom-Anbindung, benutzerfreundlich
QuoVadis: Zertifikate & Kartenlösungen
Die Liste der akkreditierten Zertifizierungsstellen wird von der Schweizerischen Akkreditierungsstelle (SAS) geführt.
Praxis-Tipp: Signaturfelder vor dem PDF/A-Export einfügen, nicht nachträglich! Sonst wird das PDF/A-Format beschädigt und das Dokument als ungültig zurückgewiesen.
7 Tipps für die tägliche Praxis
PDF/A-Dateien immer validieren, auch nach Export
Signaturfelder früh einplanen, um Nachbearbeitung zu vermeiden
QES mit qualifiziertem Zeitstempel sicherstellen, und nicht nur „irgendeine“ Signatur
Kantonale Unterschiede mit eigener Checkliste dokumentieren
Standardprozesse im Unternehmen festlegen (z. B. wer signiert, über welches Tool)
Fehlermeldungen nie blind glauben, lieber das Amt direkt kontaktieren
Datenmanagement vereinfachen – klare Dateibenennung und Versionierung spart Zeit
Fazit
Die elektronische Einreichung von Handelsregisteranmeldungen hat Potenzial, aber auch viele Hürden. Für Paralegals heisst das: Technisches Know-how, Genauigkeit und gute Nerven. Gleichzeitig steckt grosses Optimierungspotenzial in standardisierten Abläufen, Tool-Know-how und dem Erfahrungsaustausch innerhalb der Fachcommunity.
Welche Tools nutzt du? Welche kantonalen Eigenheiten fordern dich am meisten heraus?
Teile deine Erfahrungen mit uns – per E-Mail oder beim nächsten SNAP-Austausch.